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單位檔案管理工作總結(jié)
總結(jié)在一個(gè)時(shí)期、一個(gè)年度、一個(gè)階段對(duì)學(xué)習(xí)和工作生活等情況加以回顧和分析的一種書(shū)面材料，通過(guò)它可以全面地、系統(tǒng)地了解以往的學(xué)習(xí)和工作情況，讓我們抽出時(shí)間寫(xiě)寫(xiě)總結(jié)吧。那么總結(jié)應(yīng)該包括什么內(nèi)容呢？以下是小編幫大家整理的單位檔案管理工作總結(jié)，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
單位檔案管理工作總結(jié)1
基層單位檔案工作記錄是單位開(kāi)展檔案工作的全面的真實(shí)記錄，可以反映基層單位和檔案員進(jìn)行檔案日常管理工作的詳細(xì)情況，可以體現(xiàn)基層單位對(duì)檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進(jìn)度和質(zhì)量�；鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書(shū)”和實(shí)際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標(biāo)。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計(jì)劃、總結(jié)短缺�；鶎訂挝粰n案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)中，專(zhuān)職檔案員檔案工作沒(méi)有正式的年度計(jì)劃、總結(jié)。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對(duì)基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30％的基層單位檔案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)，基層單位專(zhuān)職檔案員中有80％的人沒(méi)有制訂正式的全年檔案工作計(jì)劃，95％的專(zhuān)職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報(bào)告作為檔案工作年底總結(jié)。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調(diào)整交接工作時(shí)的手續(xù)，另一種是業(yè)務(wù)科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內(nèi)容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計(jì)，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領(lǐng)導(dǎo)作為見(jiàn)證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20％基層單位專(zhuān)職檔案員收集業(yè)務(wù)科室檔案材料時(shí)給對(duì)方寫(xiě)張收條留給對(duì)方；50％檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個(gè)總數(shù)記錄；30％檔案員既不給業(yè)務(wù)人員辦手續(xù)，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作�；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內(nèi)容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲(chóng)藥的記錄，但不規(guī)范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內(nèi)容記錄不詳細(xì)�；鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過(guò)會(huì)議學(xué)習(xí)、組織檔案知識(shí)答題、檔案知識(shí)競(jìng)賽的形式進(jìn)行，也可以通過(guò)展覽、展示的形式進(jìn)行，還可以通過(guò)舉辦各種專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的形式進(jìn)行�；鶎訂挝婚_(kāi)展檔案宣傳工作時(shí)，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85％在黨委會(huì)議或機(jī)關(guān)全體會(huì)議上學(xué)習(xí)過(guò)檔案法律、法規(guī)或有關(guān)檔案文件，這些單位中，95％會(huì)議記錄上有記載，98％沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40％組織過(guò)檔案知識(shí)競(jìng)賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20％舉辦過(guò)檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒(méi)有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導(dǎo)致無(wú)法劃清問(wèn)題的責(zé)任，直接影響了對(duì)檔案工作的考核成績(jī)，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進(jìn)步。如沒(méi)有檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，使得基層檔案工作雜亂無(wú)章，沒(méi)有連續(xù)性，造成單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案工作數(shù)量和進(jìn)度，那么領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)就沒(méi)有給檔案工作留有必要的時(shí)間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質(zhì)量也不高。如沒(méi)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作記錄和宣傳記錄。考核時(shí)就無(wú)法證明有些工作開(kāi)展與否。如果沒(méi)有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無(wú)法分清責(zé)任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識(shí)淡薄�；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開(kāi)展。有些領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)為只要按時(shí)歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時(shí)不出問(wèn)題就行，檔案工作不計(jì)入年底考核。這種態(tài)度直接造成機(jī)關(guān)或主觀部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容沒(méi)有涵蓋檔案工作，機(jī)關(guān)從不宣傳檔案工作。檔案員沒(méi)有按要求開(kāi)展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，檔案員頻繁變動(dòng)沒(méi)有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁�；鶎訂挝粰n案員兼職過(guò)多，沒(méi)有時(shí)間、精力按要求開(kāi)展檔案工作，導(dǎo)致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，導(dǎo)致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務(wù)沒(méi)有開(kāi)展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多年沒(méi)有改動(dòng)，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴(yán)，工作記錄沒(méi)有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平。所以導(dǎo)致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制。有些基層檔案員沒(méi)有按時(shí)參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識(shí)仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開(kāi)展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門(mén)首先應(yīng)該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，基層單位計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容要涵蓋檔案工作�；鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對(duì)檔案室安全檢查的時(shí)間和不定期檢查的.次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄。基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應(yīng)規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報(bào)送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實(shí)記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補(bǔ)充的記錄�，F(xiàn)階段基層單位可以通過(guò)電子郵件報(bào)送電子的檔案工作記錄，當(dāng)檔案網(wǎng)絡(luò)完全建立起來(lái)之后，可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)展檔案工作，當(dāng)時(shí)形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門(mén)保存。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式，針對(duì)不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場(chǎng)聲像記錄，而檔案工作計(jì)劃、總結(jié)只要求文字記錄等。制度也應(yīng)規(guī)定記錄內(nèi)容要求，如交接手續(xù)要有雙方當(dāng)事人簽字和領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)證簽字、檔案的數(shù)量等內(nèi)容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等內(nèi)容等等。
3、基層單位報(bào)送檔案工作記錄渠道暢通�，F(xiàn)階段可以申請(qǐng)專(zhuān)用的大容量電子郵箱，供基層單位報(bào)送電子檔案工作記錄。將來(lái)應(yīng)全面使用統(tǒng)一檔案專(zhuān)用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，形成檔案工作記錄自動(dòng)保存到檔案行政管理部門(mén)。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開(kāi)發(fā)出檔案辦公專(zhuān)用軟件，在本區(qū)選取試點(diǎn)單位開(kāi)始使用，經(jīng)過(guò)修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時(shí)可以實(shí)現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。檔案工作記錄自動(dòng)保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務(wù)器上。
4、及時(shí)組織基層單位進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案員的整體素質(zhì)。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作記錄制度出臺(tái)后，檔案行政管理部門(mén)對(duì)本地區(qū)基層單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案員要及時(shí)組織培訓(xùn)，及早在本地區(qū)全面推廣。
單位檔案管理工作總結(jié)2
上海第三代同步輻射裝置結(jié)構(gòu)復(fù)雜，設(shè)備和零部件種類(lèi)繁多，且大部分是研制產(chǎn)品屬非標(biāo)結(jié)構(gòu)，在各系統(tǒng)中部件名稱(chēng)重復(fù)，結(jié)構(gòu)又不一樣，所以要做好檔案合理歸類(lèi)，便于檢索，又要和各系統(tǒng)的財(cái)務(wù)概算相匹配，顯出很多困惑的問(wèn)題；上海光源設(shè)計(jì)和建造過(guò)程中涉及很多參與人和參建單位，如何從這么多人中將材料收集齊全，又是一個(gè)大問(wèn)題；有限的檔案人員如何跟蹤設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、廠家加工、進(jìn)口以及參與項(xiàng)目召開(kāi)的各種工程例會(huì)、調(diào)研會(huì)、評(píng)審會(huì)、測(cè)試驗(yàn)收等大小會(huì)議，并收齊這些資料又是一大難題。通過(guò)上海光源的工作我們找到了解決的辦法和措施，最終使上海光源檔案達(dá)到了完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的要求。從而為以后設(shè)備維護(hù)、升級(jí)改造和擴(kuò)建提供了可靠的重要依據(jù)。
一、建檔的依據(jù)和規(guī)范
檔案的建立和管理必須按國(guó)家的規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行。上海光源的檔案就是按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、中國(guó)科學(xué)院的《公共事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》、《中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》、《中國(guó)科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔范圍》和《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報(bào)送規(guī)定》進(jìn)行建檔的。
二、檔案的分類(lèi)
1 準(zhǔn)確分類(lèi)是做好工程歸檔系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性的重要前提
有了準(zhǔn)確的檔案分類(lèi)，才能在檔案組卷后方便對(duì)號(hào)入座，有明晰的檢索入口，便于以后用戶(hù)檢索和利用；有了完善的分類(lèi)才能體現(xiàn)裝置的規(guī)模和層次，以及設(shè)備間的關(guān)聯(lián)。大科學(xué)裝置的分類(lèi)準(zhǔn)確與否，在某種程度上像植物學(xué)分類(lèi)一樣的重要。若分類(lèi)不妥，也將導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性和邏輯性。
2 認(rèn)真學(xué)習(xí)，為準(zhǔn)確分類(lèi)做好準(zhǔn)備
(1)學(xué)習(xí)書(shū)本知識(shí)、參加講座和某些報(bào)告會(huì)，獲得大科學(xué)裝置和基礎(chǔ)設(shè)施的相關(guān)知識(shí)，(2)深入到科研和設(shè)計(jì)人員中向他們學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí)，了解各設(shè)備和部件的大致功能，了解上海光源各環(huán)節(jié)以及工藝設(shè)備的招投標(biāo)、采購(gòu)、加工過(guò)程，了解建筑施工、建筑安裝、公用設(shè)施的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，(3)深入現(xiàn)場(chǎng)具體察看裝置中各種實(shí)物，施工、安裝中的過(guò)程，建立對(duì)他們的感性認(rèn)識(shí)，否則不知其“方圓”，只能停留于概念分類(lèi)；
(4)走訪具有大科學(xué)裝置單位，學(xué)習(xí)他們的分類(lèi)情況，吸取他們的經(jīng)驗(yàn)，使自己少走彎路。
3 實(shí)現(xiàn)人人參與，規(guī)范歸檔
上海光源工程涵蓋了機(jī)械設(shè)施、工藝設(shè)備和安裝，建筑施工、建筑安裝等。因此要把這錯(cuò)綜復(fù)雜的系統(tǒng)、具有千萬(wàn)個(gè)部件的龐大工程做到歸檔，繁而不亂，材料不漏、不缺，必須首先做好歸檔分類(lèi)和及時(shí)歸檔。上海光源的檔案分類(lèi)，根據(jù)電子的產(chǎn)生、加速、儲(chǔ)存和發(fā)光的物理過(guò)程，同時(shí)又結(jié)合工程概算的批復(fù)，在反復(fù)征求了各方面專(zhuān)家、各允總體(總體)及系統(tǒng)負(fù)責(zé)人(項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)的意見(jiàn)后，最終形成了大科學(xué)工程的具體分類(lèi)。
三、與工程建設(shè)同步歸檔，及時(shí)做好預(yù)立卷
1 及時(shí)下達(dá)檔案歸檔的指導(dǎo)性文件
上海應(yīng)用物理所“上海光源”工程項(xiàng)目的建檔，參照有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本工程自身的特點(diǎn)，編寫(xiě)了上海光源檔案歸檔范圍及保管期限(包括公用設(shè)施各系統(tǒng))、上海光源建安工程歸檔要求及范圍、上海光源工程聲像檔案歸檔范圍及要求和上海光源檔案歸檔流程等文件。工作人員及時(shí)把這些文件和分類(lèi)細(xì)則進(jìn)行網(wǎng)上公布，并通知有關(guān)個(gè)人。另外，自上而下利用各級(jí)會(huì)議及時(shí)布置歸檔任務(wù)。
2 建立管理網(wǎng)絡(luò)
各部門(mén)設(shè)立兼職檔案管理員，建立管理網(wǎng)絡(luò)。為避免材料的混亂還將各設(shè)備需歸檔的預(yù)立卷盒送到各設(shè)備的責(zé)任人手里，并在盒內(nèi)放人歸檔的范圍及上網(wǎng)查找的路徑，要求按歸檔范圍形成預(yù)立卷。
3 做好歸檔宣傳和跟蹤工作
按照工程CPM(critical Path Method)計(jì)劃，在各有關(guān)會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，檢查兼職檔案管理員收集資料所完成的預(yù)立卷情況，并每次都以會(huì)議紀(jì)要形式予以確認(rèn)。專(zhuān)責(zé)檔案人員經(jīng)常下課題組幫助解決在收集和歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題。
4 特別注意做好建安和公用設(shè)施的歸檔
這兩部分工作的執(zhí)行單位屬非本所人員，所以在檔案管理上更要注意。檔案室人員不定期地，或者按工程的CPM計(jì)劃完成節(jié)點(diǎn)要求到工地與施工單位(總包及分包)、監(jiān)理單位進(jìn)行及時(shí)溝通，及時(shí)將中國(guó)科學(xué)院和國(guó)家的歸檔規(guī)范轉(zhuǎn)達(dá)給他們。同時(shí)，對(duì)建筑安裝和施工的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，讓他們也能做到完成一個(gè)節(jié)點(diǎn)(階段)后，對(duì)形成的材料及時(shí)收集整理，保證工程進(jìn)展與建檔同步，做好預(yù)立卷的工作。
四、如何保證檔案的完整性
盡管有了準(zhǔn)確的分類(lèi)，及時(shí)建立了預(yù)立卷，但還未解決每卷材料是否包含了裝置和工程建設(shè)中所必須包含的材料�？蒲泻凸こ淘O(shè)計(jì)人員往往識(shí)別不出哪些是有用的材料，哪些是不需要的材料，所以容易造成遺漏或累贅。這就需要檔案專(zhuān)職人員和業(yè)務(wù)專(zhuān)家一起仔細(xì)把關(guān)。
1 重視各系統(tǒng)、設(shè)備、建安(建筑安裝)和施工等的總結(jié)
要求各系統(tǒng)、設(shè)備、建安和施工完成后的總結(jié)報(bào)告中填寫(xiě)技術(shù)總結(jié)，讓檔案人員了解相關(guān)技術(shù)要點(diǎn)。例如，對(duì)建安施工結(jié)束后，根據(jù)國(guó)家要求，設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工以及業(yè)主單位必須進(jìn)行總結(jié)。我們檔案人員仔細(xì)閱讀，總結(jié)，若設(shè)計(jì)單位和施工單位的總結(jié)沒(méi)有把工程的難點(diǎn)和特點(diǎn)寫(xiě)入總結(jié)之中，這樣就不符合檔案資料接收條件，要求退回重寫(xiě)。我們依據(jù)工程單位的總結(jié)再去對(duì)照他們是否收集齊了必須的材料。另外，在歸檔中往往忽視工藝設(shè)備材料總結(jié)的收集。實(shí)際上工藝設(shè)備的總結(jié)在歸檔材料中占相當(dāng)?shù)谋戎兀鼘?duì)今后主體設(shè)備的維護(hù)、改造升級(jí)起著很重要作用。因此，雖已經(jīng)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、分總體負(fù)責(zé)人、總師簽字審核確認(rèn)，還是退回修改。同時(shí)針對(duì)這種情況，按照總設(shè)計(jì)師要求，及時(shí)補(bǔ)充了對(duì)技術(shù)總結(jié)歸檔的具體要求，包括項(xiàng)目說(shuō)明、主要技術(shù)指標(biāo)、安裝調(diào)試過(guò)程以及參加的主要工作人員等，并設(shè)計(jì)統(tǒng)一的表格，方便今后的查詢(xún)。
2 熟悉過(guò)程，收集好每個(gè)環(huán)節(jié)的材料
上海光源有自主設(shè)計(jì)和加工的設(shè)備，也有進(jìn)口的設(shè)備。他們各自的過(guò)程不同，而每個(gè)過(guò)程又涉及不同的人員，且往往相互間的關(guān)聯(lián)又不大。所以，檔案管理人員就必須要了解全過(guò)程，防止出現(xiàn)空隙和死角，達(dá)到收集齊全部材料。
3 跟蹤好設(shè)計(jì)圖紙的變動(dòng)
一臺(tái)設(shè)備從設(shè)計(jì)圖紙到變成最后實(shí)際應(yīng)用的產(chǎn)品，往往經(jīng)過(guò)不斷的修改，這必須要體現(xiàn)在圖紙上，否則今后時(shí)間一長(zhǎng)或人員調(diào)動(dòng)就很難知道該設(shè)備是如何變
成這樣的`。這將對(duì)今后維護(hù)、改造等帶來(lái)困難，若出現(xiàn)問(wèn)題也無(wú)法追究責(zé)任人。
因此檔案團(tuán)隊(duì)成員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)，要求施工單位對(duì)竣工圖與技術(shù)變更單、設(shè)計(jì)變更單(核定單)做到雙向?qū)?yīng)，并要求技術(shù)變更單、設(shè)計(jì)變更單(核定單)做成匯總表。并且要求在施工單位提交這些材料前，必須先由施工監(jiān)理把關(guān)，檢查確定無(wú)誤后，檔案室再抽查(20％)，確定無(wú)誤后才接收，最后在檔案例會(huì)記錄中予以明確表述。
五、檔案工作計(jì)算機(jī)管理，大大提高了建檔效率
上海物理研究所是中科院率先使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位之一。在大科學(xué)工程的歸檔中也同樣實(shí)施了計(jì)算機(jī)管理，最終形成全引目錄，實(shí)現(xiàn)了檔案查找跨庫(kù)檢索、模糊檢索、綜合檢索。同時(shí)在數(shù)據(jù)導(dǎo)人中，采用數(shù)據(jù)批量導(dǎo)^，的方式，大大減輕了檔案工作人員數(shù)據(jù)錄入的工作量(整個(gè)工程的檔案形成數(shù)，已接近上海物理研究所建所50年的全部檔案)。最近，為進(jìn)一步提高工程檔案利用效率，正在做好先進(jìn)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)連接的準(zhǔn)備，建立檔案數(shù)字化管理環(huán)境。
六、必須建立起專(zhuān)職檔案人員在檔案管理上的權(quán)威性
1 檔案工作首先要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持
上海光源工程的檔案管理得到了工程總經(jīng)理、工程辦、系統(tǒng)負(fù)責(zé)人等的大力支持，他們成為檔案管理人員的堅(jiān)強(qiáng)后盾。另外，經(jīng)常爭(zhēng)取專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，包括國(guó)家檔案局、中科院辦公廳以及上海市檔案局和城建檔案館的指導(dǎo)，使我們搞好檔案管理人員工作更有信心，使所建立的一些歸檔管理?xiàng)l例更具權(quán)威性。同時(shí)，讓科研和設(shè)計(jì)人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。
2 檔案人員必須了解整個(gè)工程大致情況
科研和技術(shù)人員往往較多的熟悉各自負(fù)責(zé)部分的工作，但對(duì)其他部分了解較少，所以對(duì)檔案的總體分類(lèi)不夠清楚。這樣，有時(shí)出現(xiàn)個(gè)別人員不理解他的檔案為什么要放在某一類(lèi)中等的問(wèn)題。大家知道檔案的分類(lèi)不是唯一的，這時(shí)檔案專(zhuān)職人員就要有充分理曲解釋其原因，讓其理解并配合。
單位檔案管理工作總結(jié)3
長(zhǎng)期以來(lái)，我行緊緊圍繞上級(jí)行檔案工作的安排部署，在市分行的高度重視下，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和總行的檔案工作規(guī)章制度，堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學(xué)保管各類(lèi)檔案，做到檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展有效結(jié)合，以充分發(fā)揮和利用檔案資源的使用價(jià)值。今年，我們結(jié)合我行檔案工作現(xiàn)狀，特別是“5.12”汶川大地震對(duì)我行檔案工作造成嚴(yán)重影響的實(shí)際情況，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步”，力爭(zhēng)20xx年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。
我們主要做了以下幾方面工作：
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化檔案工作組織建設(shè)。
一是明確部門(mén)，落實(shí)責(zé)任。由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)全行檔案日常工作管理及年度目標(biāo)考核工作，研究解決檔案工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
二是配備精干高效，結(jié)構(gòu)合理，數(shù)量充足的專(zhuān)職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續(xù)開(kāi)展。
三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，我們及時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度、辦法、操作流程進(jìn)行了梳理，確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的有效結(jié)合。上半年，按照上級(jí)行的總體安排部署，并結(jié)合我行實(shí)際，我們制定了檔案管理三年目標(biāo)規(guī)劃，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步，力爭(zhēng)20xx年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的`工作目標(biāo)。
四是檢查監(jiān)督日常化。我們按期對(duì)全行的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改。五是努力加強(qiáng)檔案宣傳工作。我們通過(guò)各行處，部室組織員工了解，學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高了員工的檔案法制意識(shí)，在全行上下形成良好的檔案工作環(huán)境。
�。ǘ⿵�(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，努力提高檔案管理質(zhì)量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統(tǒng)一管理原則，我們對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶(hù)信貸檔案，個(gè)人客戶(hù)信貸檔案，文書(shū)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理；
二是規(guī)范操作流程，強(qiáng)化管理制度。我們?cè)诟黝?lèi)檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷(xiāo)毀方面，都嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷(xiāo)毀有依據(jù)。
三是重視全卷宗的建設(shè)。我們正在逐步建立內(nèi)容充實(shí)，規(guī)范的全宗卷。
四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。
（三）堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針，加強(qiáng)檔案安全工作
我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針。
一是重視對(duì)檔案實(shí)體的安全管理檢查。檔案管理人員通過(guò)定期或不定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安全檢查，檢查檔案實(shí)體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲(chóng)蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并做好檢查記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)處理，保證了檔案實(shí)體的安全。
二是重視檔案庫(kù)房設(shè)施的硬件建設(shè)。今年根據(jù)檔案工作需要，增配了一臺(tái)微機(jī)，并準(zhǔn)備按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案庫(kù)房以及帶監(jiān)控錄像設(shè)備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計(jì)劃進(jìn)行。
三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過(guò)定期或不定期對(duì)庫(kù)房防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，確保了所配備設(shè)施的正常運(yùn)行；通過(guò)定期或不定期檢查庫(kù)房環(huán)境，定期測(cè)記溫濕度變化，定期投放防蟲(chóng)藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫(kù)房溫濕度適宜，庫(kù)房清潔衛(wèi)生，檔案無(wú)蟲(chóng)霉滋生現(xiàn)象。
�。ㄋ模┘訌�(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，努力提高我行的檔案信息化管理水平
一是重視檔案系統(tǒng)錄入工作。按照上級(jí)行的工作安排部署，我們按時(shí)完成了對(duì)文書(shū)檔案的錄入工作，法人信貸檔案、個(gè)人信貸檔案的錄入工作也正在有序進(jìn)行。
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